Arbeitszeugnis: einige Praxistipps zur korrekten Erstellung
Wie leicht fällt es Dir Zeugnisse zu schreiben? Oder findest Du es einfach nur mühsam und schiebst diese Arbeit immer wieder vor Dir her? Gute Vorbereitung und saubere Führung des Personaldossiers sind das A+O für diese Arbeit.
Wir alle wissen, dass die Erstellung eines Zeugnisses zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gehört. Gemäss OR hat der Arbeitnehmende ein Recht auf ein Zeugnis und kann dies jederzeit verlangen, ohne Begründung. Ein Zeugnis sollte aufschlussreiche Informationen über Fachkenntnisse, Aufgaben, Verhalten, Leistung, Anstellungsdauer und Funktion geben. Es sollte aussagekräftig sein, eine echte und faire Beurteilung des Mitarbeitenden. Zusammengefasst: es sollte der Wahrheit entsprechen, wohlwollend formuliert, eindeutig abgefasst, objektiv, individuell und vollständig sein.
Wie im oberen Absatz beschrieben, liegt da oft die Herausforderung für den/die Zeugnisersteller/in, muss doch an alles gedacht sowie das Gesetz berücksichtig werden. Fakt ist, die Erstellung braucht Zeit und ist nicht innert 30 Minuten erledigt, selbst für geübte Schreiber*innen, die genau wissen was und wie geschrieben werden muss. Und intensiv wie knifflig wird es, wenn schwierige Sachverhalte erwähnt oder für den Schlusssatz richtige Worte gefunden werden muss.
Meine Praxistipps: plane genügend Zeit für die Erstellung ein. Fixiere/blockiere in der Agenda ein entsprechendes Zeitfenster und nimm alle Beurteilungen zur Hilfe. Wobei Voraussetzung ist, dass das entsprechende Personaldossier auf dem neuesten Stand ist und alle zum Mitarbeitenden gehörenden Unterlagen vorhanden sind, wie u.a. Belobigungen, Hinweise zu besonderer Leistung, aber auch Negatives wie Verweise oder Verwarnungen. Des Weiteren empfehle ich, obwohl es heute gute Hilfsmittel wie standardisierte Formulare oder IT-Programme gibt, eigene Wörter oder Sätze hinzuzufügen, damit ein Zeugnis persönlicher und nicht wie vom Roboter geschrieben wirkt. Zu dem empfehle ich, bei zeitlichen Engpässen administrative wie fachliche Unterstützung einzuholen oder einen ersten Entwurf durch eine Vertrauensperson überprüfen zu lassen, vor allem bei kritischen Umständen respektive Sachverhalte oder schwierigen Formulierungen.
Ein Zeugnis sollte den Arbeitnehmenden beim beruflichen Fortkommen unterstützen und gleichzeitig eine Entscheidungshilfe für potenzielle neue Arbeitgeber bei der Anstellung sein.
Aber vor allem sollte es eins sein: authentisch und wahrheitsgetreu. Fakt ist leider auch, dass heutige Zeugnisse immer weniger den Stellenwert erhalten, denn sie eigentlich haben sollten. Dies aufgrund zu wohlwollender, aber nicht wahrheitsgetreuer Formulierung, was ich persönlich schade finde.
Schreib mir! Möchtest Du Deine Erfahrungen mit mir teilen? Oder benötigst Du gerade Fachwissen? Oder hast Du Anregungen für andere Themen? Ich freue mich über jede Zeile von Dir!
Rat und Tat? Mehr findest Du unter www.hr-zentral.ch oder www.at-work-4-you.ch; bis bald.
Kathrin Hunkeler-Kämpf
Personal-Fachfrau mit eidg. FA & Dipl. Coach/SV in Organisationen BSO
- Mitbegründerin von HR-Zentral.ch
- Inhaberin/Geschäftsführerin von AT WORK 4 YOU